Zwischenarchiv

Die Otto-Friedrich-Universit?t unterh?lt ein zentrales Zwischenarchiv (Alt-Registratur), das vom Universit?tsarchiv verwaltet wird.

Abgabeliste für das Zwischenarchiv

Formular zur Auflistung von Unterlagen, die an das Zwischenarchiv abgegeben werden sollen. Die Nennung der Aufbewahrungsfrist ist verpflichtend. [Liste Zwischenarchiv XLTX](35.5 KB)

Benutzung, Einsichtnahme

Die abgebenden Einrichtungen k?nnen ihre Unterlagen nach Terminvereinbarung einsehen oder, in seltenen F?llen, zur Erledigung von Gesch?ftsvorf?llen zurücknehmen. Eine anderweitige Einsichtnahme durch Dritte erfolgt nur im Auftrag oder nach schriftlicher Genehmigung durch die Verantwortlichen der abgebenden Einrichtungen.

Zweck und Aufgabe

Das Zwischenarchiv ist ein Serviceangebot für den wissenschaftsstützenden Bereich. Es dient der ?bernahme und Aufbewahrung von Unterlagen, die in den jeweiligen Einrichtungen für die Erfüllung laufender Aufgaben nicht mehr ben?tigt werden, die jedoch noch Aufbewahrungsfristen unterliegen.

?Ein Zwischenarchiv ist ein vorübergehender Lagerungsort für Unterlagen, die von der Verwaltung nicht mehr st?ndig ben?tigt werden, deren Aufbewahrungsfristen aber noch nicht abgelaufen sind. Es ist r?umlich, oder auch nur organisatorisch, Teil des Archivs, in dem die Unterlagen sp?ter endgültig verwahrt werden, dem sogenannten Endarchiv.“ Archivschule Marburg, https://www.archivschule.de/uploads/Forschung/ArchivwissenschaftlicheTerminologie/Terminologie.html (11.01.2021)

Sofern keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gelten (z.B. Haushalts- und Steuerrecht, Beamtenrecht), legen die abgebenden Einrichtungen fest, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Das Universit?tsarchiv unterstützt bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen und erstellt einen Fristenkatalog für bestimmte Aktenarten.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Unterlagen ausgesondert und vom Universit?tsarchiv übernommen oder datenschutzgerecht vernichtet.

Ziele

Durch die Abgabe von Unterlagen ins Zwischenarchiv werden die dezentralen Verwaltungsregistraturen entlastet. Gleichzeitig wird für die Sicherstellung der ?berlieferungskontinuit?t gesorgt und die sp?tere Abgabe an das Universit?tsarchiv erleichtert. Erfordernisse des Datenschutzes werden gewahrt.

Zielgruppe

Alle Einrichtungen der Zentralen Universit?tsverwaltung, Zentrale Einrichtungen, Organe und Gremien.

Unterlagen aus den wissenschaftlichen Einrichtungen k?nnen aus Kapazit?tsgründen nur in Ausnahmef?llen und in geringem Umfang angenommen werden. Prüfungsleistungen (Klausuren, Seminararbeiten, Abschlussarbeiten etc.) k?nnen grunds?tzlich nicht angenommen werden.

Rechtliche Grundlagen

Die Aufbewahrung der Unterlagen im Zwischenarchiv erfolgt gem?? § 27 Absatz 2 der Allgemeinen Gesch?ftsordnung für die Beh?rden des Freistaats Bayern (AGO) und gem?? Art. 8 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG). Das Zwischenarchiv übt die Funktion einer Alt-Registratur aus. Das bedeutet, dass die Unterlagen nach wie vor zum Verantwortungsbereich der abgebenden Einrichtungen geh?ren, die entscheiden, ob Unterlagen beispielsweise wieder zurückgenommen und Akten reaktiviert werden.